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6.3.-Herramientas de comunicacion.

16 Abr

Las herramientas específicas que se pueden usar para fines comunicativos son teléfonos, máquinas de fax y asistentes personales digitales (APD). Las diferencias entre uno y otro aparato son cada vez menos evidentes. Por ejemplo, un teléfono puede ahora incluir todas las funciones de un APD y también ofrecer acceso a correo electrónico e Internet. Sin embargo, en este análisis puntual, cada aparato se presentará como una entidad independiente.

 Teléfonos

Existen muchos tipos de teléfonos y sólo usted podrá determinar qué tipo o tipos o combinación de ellos será el adecuado para usted.

Incluso el teléfono tradicional que tiene en su oficina ofrece variadas opciones. Debería comenzar a operar con una línea exclusiva para su negocio como mínimo. Esta línea debe poder recibir mensajes en caso de no ser respondida personalmente.

Por su parte, el teléfono inalámbrico se está volviendo una necesidad. Con este tipo de teléfono, podrá evitar las llamadas perdidas. Las características necesarias para este tipo de teléfono dependen totalmente de usted y sus necesidades. Al suscribir un contrato con la mayoría de las compañías telefónicas, le darán el aparato telefónico básico en forma gratuita; de lo contrario, puede conseguir un modelo que reciba correos electrónicos, almacene su lista de contactos, mantenga su calendario y le permita disfrutar de juegos interactivos.

Son muchas las características a partir de las cuales puede elegir un teléfono tradicional o celular; como por ejemplo, llamada en espera, transferencia de llamadas, posibilidades de conferencias telefónicas y correo de voz. También son muchos los planes y las compañías disponibles entre los que puede escoger los adecuados. La competencia ha ampliado el rango de opciones de características populares y patrones de uso, con lo que los aparatos telefónicos se han vuelto muy eficaces en función de los costos. Haga preguntas respecto de sus necesidades específicas antes de escoger una compañía telefónica y un plan. Al cambiar sus necesidades y el uso que da al teléfono, no dude en solicitar información o planes que satisfagan mejor sus nuevos requerimientos.

Consejos relativos a teléfonos

Es importante asignar al teléfono la categoría de una herramienta comercial valiosa. Grabe un mensaje en su correo de voz que informe que devolverá la llamada y luego revise permanentemente su correo de voz a fin de devolver las llamadas a la brevedad.

Disponga de líneas independientes para su teléfono comercial y personal. No permita que los miembros de su familia contesten ni utilicen la línea comercial. Instale todas las líneas telefónicas adicionales que requiera antes de iniciar sus operaciones.

Por lo general resulta más aconsejable contar con un sistema remoto de respuesta (correo de voz) que usar una contestadora. El correo de voz es confiable, de costo conveniente, accesible desde cualquier lugar y proyecta una imagen comercial de mayor profesionalismo.

La necesidad de disponer de un número 800 se está tornando menos urgente en vista de que las tarifas de larga distancia son menos costosas.

Considere la posibilidad de utilizar un audífono o cintillo, tanto para el teléfono inalámbrico como para los celulares. Estos aparatos facilitan el movimiento, son más seguros y ofrecen una muy buena resolución de sonido.

Al dejar mensajes telefónicos, mencione claramente su nombre y su número de teléfono, tanto al comienzo como al final del mensaje.

Respete las normas de protocolo al usar un teléfono celular. La cortesía comercial incluye evitar que lo interrumpan llamadas telefónicas durante una reunión o un almuerzo de negocios.

 Localizadores

Existen muchos tipos de localizadores: aquellos que sólo reciben mensajes numéricos; los que ofrecen características de voz y texto; los que incluyen mensajes de entrada y salida; y aquellos que pueden recibir y en ocasiones enviar correos electrónicos. Los modelos actuales tienen distintos colores y tamaños, de manera de satisfacer todas sus necesidades.

Algunos de estos aparatos operan sobre la base de redes de localización, presentan características de APD, le permiten recibir y responder mensajes de correo electrónico y los modelos más recientes incluyen un teléfono celular. Uno de los factores clave para su decisión sobre el tipo de aparato que usará es la cobertura geográfica que necesita. Esta cobertura puede ser sólo nacional o internacional, en su más amplio espectro. Las tarifas por este servicio aumentan conforme aumenta la cobertura.

Consejos relativos a localizadores

Utilice el localizador sobre la base de las mismas normas de cortesía que utiliza el teléfono celular. Mantenga su localizador en modo “vibración” cuando se encuentre en reuniones de negocios. No hay nada más molesto que un localizador que comienza a sonar en medio de una importante conversación.

Si utiliza un localizador con teléfono celular, puede controlar estas interrupciones. Lo más importante es que dé un uso realista a este localizador, es decir, que quienes lo llaman estén conscientes que usted devolverá la llamada a la brevedad y no necesariamente al momento de haber recibido el mensaje.

 Máquinas de fax

Esta decisión implica optar por adquirir una máquina de fax sencilla o un modelo “todo incluido” que no sólo envía y recibe faxes, sino que también funciona como impresora y escáner. Su decisión se deberá basar en su presupuesto y restricciones en términos de espacio disponible. Por lo general, mientras más sencillo sea el modelo, menos problemas tendrá con él.

Es importante contar con el máximo de memoria posible en su máquina de fax. Esta característica le permite enviar documentos a una velocidad mayor que al momento de imprimir. Sólo cuando se ha llenado la memoria, la velocidad disminuirá al nivel de impresión.

Algunos proveedores le ofrecerán un número de fax que funciona con su sistema de correo electrónico. El sistema de recepción de fax operará igual que si se utilizara una máquina de fax tradicional, pero usted recibirá la comunicación como un adjunto de correo electrónico. Esta característica puede resultar muy útil para aquellas personas que viajan con frecuencia y que no siempre están cerca de una máquina de fax.

Consejos relativos a máquinas de fax

Utilice una carátula adecuada para su empresa. Recuerde que se trata de comunicación externa que refleja su imagen y la operación de su negocio.

Utilice una línea telefónica dedicada independiente para su máquina de fax.

 Computadoras

Una computadora constituye una herramienta de precio tan accesible que ya no debe ser considerada opcional en su empresa.

El siguiente análisis se centra en tres modelos básicos: PC de escritorio, PC portátil y asistentes digitales personales, y en el software que utilizan para operar.

     PC de escritorio: éste es el tipo más común de computadora, es decir, el que se instala para funcionar en su oficina. Esta computadora incluye una unidad central de procesamiento, un monitor, un módem, una unidad de CD-ROM, una unidad de disquete y una impresora. También se debe considerar algún tipo de almacenamiento de copias de seguridad, como es el caso de una unidad Zip o un lector/quemador de CD.

La oferta de precios de sistemas computacionales es muy amplia. Por lo tanto, el único consejo que puede resultar conveniente es adquirir el modelo mejor y más rápido que pueda costear. Dada la gran velocidad a la que avanza la tecnología, cualquiera sea el modelo que usted adquiera, dentro de poco quedará obsoleto. Afortunadamente, esto no quiere decir que la computadora que usted compre no podrá satisfacer sus requerimientos comerciales por un período mucho mayor.

     PC portátil: tal como lo dice su nombre, ésta es una computadora portátil. Se trata de una sola unidad que contiene una combinación de las características que ofrece una computadora de escritorio. Por lo general no incluye impresora, de manera que deberá adquirirla como un accesorio adicional. Otra opción es adquirir una estación de atraque que le permitirá conectar su PC portátil a una unidad en su oficina, con lo que podrá utilizarla como la unidad central de procesamiento, al mismo tiempo que utiliza un monitor más grande y un teclado de tamaño convencional.

Las PC portátiles tienden a ser un poco más costosas que las computadoras de escritorio, sin embargo, si usted viaja con frecuencia y requiere de una computadora, vale la pena hacer esta inversión. Una vez más, es recomendable adquirir el mejor modelo que pueda pagar.

Asistentes personales digitales: las computadoras de bolsillo o asistentes personales digitales (APD) se están haciendo cada vez más populares. En rigor, existen dos versiones de estas unidades: 1) las que usan el sistema operativo Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo Microsoft Pocket PC. Estas unidades le permiten sincronizar sus elementos organizacionales clave con su computadora. En un paquete muy pequeño puede ingresar toda su lista de contactos, su calendario y una lista de cosas por hacer. Muchas de estas unidades también le permiten recibir y responder correos electrónicos en forma inalámbrica o transmisión con módem.

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Publicado por en 16 abril, 2011 en Uncategorized

 

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